CSV bestanden?

Als het aankomt op bestanden zijn er heel wat verschillende soorten en formaten te vinden. Zo heb je voor een afbeelding vaak te maken met een PDF of JPEG. Bij een Word bestand zal je weer een Docx file vinden. Een van de bestanden die echter nog altijd een beetje onbekend is, zijn de CSV bestanden. Aangezien deze toch erg vaak voorbij komen binnen de webshop branche is het wel verstandig als je weet wat ze inhouden. Vandaar dit artikel, wij laten je vandaag precies zien wat CSV bestanden nu precies zijn.

De CSV bestanden

Een CSV bestand komt toch nog vaker voor dan je zou denken. De afkorting staat voor comma separated values. Eigenlijk is een bestand aan de hand van dit formaat niets meer dan een soort van database indeling. Je kunt de informatie makkelijk indelen aan de hand van een spreadsheet. Hierdoor is het een bestandsvorm die regelmatig wordt gebruikt bij de gegevens die je wilt scheiden of die je in kaart wilt brengen. Men kan hier onder andere denken aan een lijst met verschillende contactpersonen voor het maken van een mailinglijst. Of een spreadsheet voor de verschillende webshop producten die je in jouw online shop wil gaan verkopen. Deze bestanden staan dus bekend om de scheidingen door komma’s, dit kan men ook wel zien aan de naam.

Het voordeel van het CSV bestand is dat het makkelijk zelf is aan te maken en je geen speciale kennis nodig hebt om z’n bestand te vullen.

Er zijn veel soorten programma’s die gebruikmaken van een CSV bestandformat. Zo zal je bij vele applicaties, waaronder, Woocommerce of andere webshop plug-ins  een optie vinden om te importeren naar een CSV bestand. Ook boekhoud programma’s werken vaak met CSV bestanden om snel grote hoeveelheden data in te kunnen voeren. Het voordeel van een CSV bestand in tegenstelling tot een regulier Excel bestand is dat de gegevens makkelijker worden gescheiden. Hierdoor kan men makkelijker een bepaalde formule loslaten op een rij met gegevens.

Een CSV is er dus voor om bepaalde gegevens of informatie te transporteren van de ene locatie naar de andere locatie. Dit doorgeefluik is handig als het aankomt op eindeloos lange rijen, je raakt na een tijdje nu eenmaal het overzicht kwijt. Gebruik het echter niet voor de opslag voor de lange termijn, dit is namelijk weer niet zo overzichtelijk. Het is nog altijd een van de meest gebruikte soorten formaten die je maar kunt vinden binnen de bedrijfsvoering. De kans is dan ook aanzienlijk groot dat ook jij wel eens een keer een CSV open hebt gehad op je computer.

Het doel van een CSV bestand

Het mooie van een CVS is dat je hem vooral gebruikt bij het verplaatsen van gegevens. Dit is dan ook de reden je dit type bestand niet gebruikt voor de lange termijn, je kan dan namelijk beter kiezen voor een regulier Excel bestand. Mensen noemen het ook wel eens een internationale vrachtwagen. Dus laten we er eens een voorbeeld van maken: je hebt een hele lange lijst met emailadressen  van klanten en potentiele klanten van jouw bedrijf, deze wil je het liefst gebruiken in jouw mailinglist. Aan de hand van een CSV bestand kan je al deze informatie van je opslag omzetten naar het programma. Dit maakt het een stuk makkelijker om gegevens om te zetten, zonder dat je bang hoeft te zijn dat je iets verliest.
Ook zie je dat b.v. toeleveranciers met een groot assortiment voor jouw online dropship website vaak gebruik maken van een CSV bestand om het eerste begin assortiment makkelijk in jouw webshop te laden.
Bij MisterCode gebruiken wij ook regelmatig CSV bestanden. Onze klanten leveren hun begin bestand met al hun producten die zij willen gaan verkopen bij ons aan. Wij zorgen dan voor een soepele plaatsing van al deze producten . In dit bestand staan; product naam en een omschrijving, foto’s, voorraad aantallen, consumenten prijzen, btw% artikelnummer enz enz. Op deze manier is het heel makkelijk om grote hoeveelheden producten toe te voegen aan de webshop.
Hoeveel tijd zou het wel niet kosten om 2500 artikelen handmatige toe te voegen in een webshop, allemaal met naam, foto. omschrijving, prijs, voorraad aantal en artikelnummer. Alleen bij de gedachten al krijgen wij slapeloze nachten. Daarom hebben wij het CSV bestand ook opgenomen in onze webshop pakketten. Wil je toch dat wij de producten handmatig invoeren. Dat is geen probleem. In onze pakketten staat heel helder hoeveel producten wij handmatig invoeren binnen welk pakket.
Wil je meer producten of maatwerk, ook dat is mogelijk, laat het ons maar weten en wij denken graag met je mee.